La implementación de la reducción de la jornada laboral en México a 40 horas semanales ha puesto el foco en la necesidad de eliminar las reuniones de trabajo ineficientes, identificadas como una de las principales fugas de productividad que consumen tiempo valioso.
El impacto de las reuniones mal gestionadas
Especialistas en capital humano y rendimiento laboral señalan que las juntas sin agenda clara, sin límite de tiempo y sin seguimiento posterior representan una oportunidad para recuperar horas que facilitarían la transición. Melhina Magaña, fundadora de Daucon, explicó: “Las juntas eficientes pueden hacer una enorme diferencia porque un gran porcentaje del tiempo se están yendo en juntas en las que no hay objetivos claros”.
Un estudio de la firma Atlassian revela que el 78% de los trabajadores reporta dificultades para cumplir con sus tareas debido a la excesiva cantidad de reuniones a las que deben asistir, mientras que el 76% experimenta agotamiento después de un día con múltiples juntas.
Oportunidad para revisar procesos internos
La reforma laboral, ya vigente con plazos establecidos, es vista por consultores como una coyuntura para que las empresas mexicanas evalúen y mejoren sus procesos operativos. Olivia Segura, socia de KPMG México, considera que «Lo ideal sería que las empresas en México le tomen el mejor lado. Es una oportunidad de revisar sus procesos, eliminar ineficiencias».
Alex Ureña, consultor en cultura organizacional, advirtió sobre la falsa percepción de productividad: “Ese mito de ‘como estoy en junta estoy trabajando’ hay que romperlo. Reunirse no es trabajar, reunirse no es productividad”.
Características de una junta inefectiva
Las reuniones se vuelven improductivas cuando carecen de una agenda definida, no tienen un objetivo concreto, no cuentan con un límite de tiempo establecido, no se comunica con anticipación lo que se requiere de los participantes, hay desinterés o distracciones durante la sesión, y no existe un plan de seguimiento posterior a la junta.
Según datos del Microsoft Work Trend Index Annual Report, aproximadamente el 50% de las juntas se realizan entre las 9 y las 11 de la mañana y entre la 1 y las 3 de la tarde, horarios que coinciden con los picos cognitivos de las personas. Además, las reuniones después de las 8 de la noche han aumentado un 16% anualmente.
Claves para juntas eficientes
La consultora Daucon propone un modelo de tres etapas para transformar las reuniones: preparación, ejecución y seguimiento. En la fase de preparación es crucial definir el objetivo, seleccionar solo a los asistentes indispensables, convocar con anticipación y establecer un tiempo límite.
Durante la ejecución, se deben comunicar claramente el objetivo y la agenda, asignar roles específicos como un moderador del tiempo y un responsable de la minuta. Finalmente, después de la junta, es fundamental enviar la minuta con los acuerdos, monitorear el cumplimiento de las tareas asignadas y mantener actualizados los temas tratados.
Melhina Magaña enfatizó la viabilidad de estos cambios: «Hay que empezar a ejecutar juntas de más alta calidad, que duren menos, donde la gente llegue temprano y se vaya en punto (…) juntas, rediseñar procesos y transferencia de conocimientos entre generaciones son cosas que sí podemos hacer de aquí a mañana y no cuestan».
